home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ASP Advantage 1993 / The Association of Shareware Professionals Advantage CD-ROM 1993.iso / files / spreions / jour165 / jour165.exe / README.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-05-31  |  8KB  |  149 lines
  1.  
  2.  
  3.                              I'M NO ACCOUNTANT (TM)
  4.                           Business Journal Templates
  5.                       Copyright 1991 Willis E. Howard, III
  6.                               All rights reserved.
  7.  
  8.  
  9.                  Distributed by Microsmith Computer Technology
  10.                        POB 1473  Elkhart, Indiana  46515
  11.  
  12.  
  13.        The shareware distribution version of the I'M NO ACCOUNTANT Single
  14.        Business Journal Template for Lotus 1-2-3 (R) includes these files:
  15.  
  16.               JOUR1.DOC       The documentation for using the I'M NO
  17.                               ACCOUNTANT Single Business Journal
  18.                               Template with Lotus 1-2-3 (R) is in the
  19.                               JOUR1.DOC file.  You may want to copy
  20.                               JOUR1.DOC to your printer.
  21.  
  22.               JOUR1.HLP       The help screens in JOUR1.WK1 have been
  23.                               copied to file JOUR1.HLP.  They may be
  24.                               useful while learning the menus.  You may
  25.                               want to copy the file to your printer.
  26.  
  27.               JOUR1.WK1       The I'M NO ACCOUNTANT Single Business
  28.                               Journal Template is in file JOUR1.WK1
  29.                               and you can load it with Lotus 1-2-3 (R).
  30.  
  31.               JOUR10.DOC      Additional instructions for JOUR10.WK1
  32.                               which are not in the manual are described
  33.                               in file JOUR10.DOC.
  34.  
  35.               JOUR10.WK1      The I'M NO ACCOUNTANT Multiple Business
  36.                               Journal Template is in file JOUR10.WK1,
  37.                               with provision for 10 businesses.
  38.  
  39.               LICENSE.DOC     Information on the license to use the
  40.                               I'M NO ACCOUNTANT templates.
  41.  
  42.               README.DOC      You are reading the README.DOC file now.
  43.  
  44.               REGISTER.DOC    The form for your registration of the
  45.                               I'M NO ACCOUNTANT software is in file
  46.                               REGISTER.DOC.  Please copy the file
  47.                               to your printer, fill in the form, and
  48.                               send it in with your registration fee.
  49.  
  50.               STARTUP.DOC     The STARTUP.DOC file contains information
  51.                               from the manual on GETTING STARTED as well
  52.                               as listings of the default account numbers.
  53.                               Make a printout of STARTUP.DOC if you want
  54.                               to get started in a hurry.  You will not
  55.                               need this file if you make a copy of the
  56.                               manual, or register the program and get a
  57.                               printed copy of the manual.
  58.  
  59.        These files are compressed in the self-extracting file JOUR165.EXE,
  60.        which you must first copy to the subdirectory in which you want to
  61.        place the above listed files.  Then execute the program by typing
  62.        JOUR165, followed by pressing the ENTER key.  Self-extraction
  63.        utility LHA SFX (c) Yoshi 1991.  All DOC files may be copied to
  64.        your printer.
  65.  
  66.        If you want to give your friends or associates a copy of the I'M NO
  67.        ACCOUNTANT template, please give them a copy of JOUR165.EXE which
  68.        contains the complete shareware distribution version of the
  69.        software.
  70.  
  71.                     UPDATE INFORMATION FOR VERSION 1.65
  72.  
  73.        Several slight changes have been made to the new version 1.65 of
  74.        the I'M NO ACCOUNTANT (TM) templates:
  75.  
  76.        *  The templates now conform to ASP standards.
  77.  
  78.        *  The sign-on delay has been shortened from 15 seconds to 2 seconds.
  79.           The program pauses one second at the ASP screen and one second at
  80.           the liability screen.  The user must press the ENTER key to
  81.           proceed beyond the copyright screen.
  82.  
  83.        *  The shareware version contains JOUR1, the single business
  84.           template, and now also JOUR10, the template for up to 10
  85.           businesses with one checking account.  However, the
  86.           addition of the business number for keeping track of various
  87.           businesses with one checking account requires that you enter
  88.           additional information.  For the fastest operation, use JOUR1.WK1
  89.           for your accounting needs.
  90.  
  91.        *  TRANSACTION PAYMENT:  After the first check number is entered, the
  92.           number is stored.  On following payment screens, the check number
  93.           field is automatically filled with the next consecutive check
  94.           number.  Overwrite the field if necessary.  Enter a single quote
  95.           mark (') for a non-check transaction.  Also, if you want to
  96.           include a voided check, just enter the check number and then a 0
  97.           in the amount field.
  98.  
  99.        *  TRANSACTION SALARY: The salary option can also be used for
  100.           commissions.  It may be helpful to use the employee first or last
  101.           name rather than the social security number as the employee ID.
  102.           For each employee ID, the EXTRACT INPUT command can be used to
  103.           generate annual or monthly summaries.  Salaries or commissions are
  104.           not associated with a business number in JOUR10.
  105.  
  106.        *  TRANSACTION RECONCILE:  After reconciling the bank statement with
  107.           the deposits and expenses, the current bank balance will be shown
  108.           on the reconciliation screen, even when there are no outstanding
  109.           checks.
  110.  
  111.        *  TRANSACTION BOTTOM:  A new command "BOTTOM" has been added to the
  112.           transaction menu.  Selection of this command positions the
  113.           spreadsheet at the bottom of the transaction journal, in the
  114.           column showing the current bank balance.
  115.  
  116.        *  JOURNAL BALANCE:  If unknown account numbers are found while
  117.           trying to balance the accounts, they will be displayed at the
  118.           bottom of the screen.  If there are more than two, enter the 1-2-3
  119.           READY mode to view the next page down.  This routine will also
  120.           list labels, which are assumed to be employee names.  All employee
  121.           names and unknown account numbers will be printed with the
  122.           printout commands.  The verification screen actively identifies
  123.           mismatched account balances.
  124.  
  125.        *  JOURNAL MODIFY EXPENSE and JOURNAL MODIFY INCOME:  Account titles
  126.           now appear above account numbers on the input screens.   Income
  127.           and expense categories may be numbers or names.  The names should
  128.           be single words with 8 or fewer letters.
  129.  
  130.        *  JOURNAL CLEAR:  Due to several misprints in the manual, it was not
  131.           properly indicated that neither slash (neither / nor \) should be
  132.           used in the business name.  If at all possible, include only
  133.           letters and numbers in the business name.  This name is used as
  134.           the print title, and some characters have special meaning in the
  135.           LOTUS 1-2-3 macros and print header.
  136.  
  137.        *  EXTRACT INPUT:  This input screen now allows a starting date and
  138.           an end date to be entered.  If left blank, all entries will be
  139.           extracted when there are matching account numbers.  If defined, no
  140.           entries will be extracted before the starting date, or after the
  141.           end date.
  142.  
  143.        *  QUIT:  This command has been slightly modified to give you a
  144.           better prompt.  After saving your spreadsheet, a screen will
  145.           indicate to you that to exit 1-2-3, the "Y" key should be pressed;
  146.           otherwise you should press the "N" key followed by pressing the
  147.           ENTER key.
  148.  
  149.